Flux de lucru - Managementul documentelor
Cum implementez cu succes un sistem ECM la compania mea?
Ești pregătit să schimbi lucrurile la compania ta? Să pui la încercare procesele organizaționale și să le optimizeze? Atunci ai făcut deja primul pas important. Nu este vorba despre abandonarea proceselor stabilite sau chiar reducerea forței de muncă. De fapt, este vorba despre regândirea strategiei tale, mai ales când vine vorba de procese analogice recurente care te împiedică pe tine și pe angajații tăi să te concentrezi pe ceea ce este important – succesul tău.
Aceasta este valoarea unui sistem ECM. Integrat cu ușurință în peisajul IT existent, ECM asigură procese automatizate, gestionarea informațiilor digitale, securitate și protecția datelor. Dar cum poți implementa cu succes un sistem ECM la compania ta?
1.Implicati pe toata lumea
Aduceți toată lumea la bord de la începutul proiectului ECM, de la factorii de decizie până la viitorii utilizatori. Cea mai bună modalitate de a liniști temerile este de a-i determina pe toți cei implicați să colaboreze la proiectul de digitalizare. Creați stimulente pentru utilizatori, arătându-le numeroasele beneficii ale proceselor digitale prin eliminarea activităților manuale care necesită timp.
2. Identificați cerințele dvs. de bază
Primul pas este întotdeauna cel mai greu, așa că începeți prin a întocmi o fișă de specificații cu cerințele de bază pe care doriți în primul rând să le implementați cu sistemul ECM. Multe companii încep cu departamentul de contabilitate, deși nu este neobișnuit ca proiectele ECM să înceapă cu procesarea digitală a facturilor. Alte departamente, cum ar fi cele de resurse umane sau cele juridice, urmează adesea exemplul.
3. Analizați status quo-ul
Odată ce ați identificat cerințele de bază și ați definit proiectul pilot, trebuie să vă analizați procesele curente de afaceri. Este important să documentați fiecare pas al procesului cât mai precis posibil, precum și orice informații suplimentare asociate. De exemplu, departamentul dumneavoastră de contabilitate are o arhivă fizică care poate fi înlocuită în cursul digitalizării? Ce sisteme terțe (de exemplu, ERP sau contabilitate) trebuie să se integreze cu sistemul ECM? Puteți răspunde la întrebări ca acestea în această fază a proiectului.
De asemenea, merită luate în considerare posibilele provocări viitoare în acest moment: ce prevede departamentul de contabilitate să meargă mai departe? Există modificări legislative viitoare? Veți putea personaliza și adapta procesele digitale pentru a satisface nevoile viitoare?
4. Definiți-vă obiectivele
În pasul următor, trebuie să definiți obiectivele pe care doriți să le atingeți prin introducerea soluției ECM. Pentru care părți ale unui proces ar face o mare diferență sistemul ECM? Unde vă poate economisi cel mai mult timp și resurse soluția digitală?
De asemenea, în această fază este important să se identifice măsurile care trebuie luate pentru implementarea tehnică. Este infrastructura dumneavoastră IT pregătită pentru un proces digital? Doriți să stocați documente într-un repository conform anumitor reguli? Și cine are voie să acceseze ce documente?
5. Găsiți partenerul potrivit
Abordarea tuturor acestor întrebări nu este ceva pe care îl puteți gestiona cu ușurință singur. ETA2U este partenerul dvs. care va poate ajuta să implementați soluția ECM.
6. Planificați-vă proiectul ECM în detaliu
Planificarea amănunțită este cheia unui proiect ECM de succes. Și aici, vă puteți baza pe sprijinul ETA2U. Programul detaliat al proiectului, inclusiv calendarul și cerințele bugetare, trebuie luate în considerare în faza de planificare, astfel încât să puteți identifica și elimina potențialele blocaje de la început.
7. Începeți cu pași de bebeluș
ETA2U va ajuta să implementați sistemul pas cu pas. Acest lucru vă asigură că operațiunile în desfășurare nu sunt întrerupte și că soluția de digitalizare poate fi implementată treptat pe sistemul dvs. live. Abordarea recomandată este să configurați sistemul ECM pe un sistem de dezvoltare și testare și să îl luați live doar în pasul final. Acest lucru asigură o tranziție lină și vă permite să migrați cu ușurință procesele către sistemul ECM.
8. Gândește-te la viitor
Când implementați un sistem ECM, gândiți-vă la viitor: cum vor fi procesele dvs. de afaceri peste cinci sau zece ani? Se vor schimba în mod fundamental vreun proces la un moment dat? Ce alte domenii și procese de afaceri ar putea beneficia de soluția ECM?
Servicii similare
Contactează-ne
Divizia
Image & Print
Divizia ETA2U Image&Print este specializată în gestionarea eficientă a fluxului de lucru al documentelor și optimizarea procesului de printare. Prin intermediul unei abordări integrate și personalizate, ne propunem să oferim soluții și servicii de înaltă calitate pentru satisfacția și eficiența clienților noștri.
Află mai multe