Automatizarea proceselor de Afaceri

Cum automatizam impreuna procesele de afaceri?

În era transformării digitale, s-au scris deja multe despre sarcini și automatizarea proceselor de afaceri. Deși fiecare companie o abordează ușor diferit, există câțiva factori universali care ar trebui să fie reținți pentru a implementa rapid îmbunătățiri și, mai presus de orice, pentru a atinge rezultatele și obiectivele scontate. La urma urmei, atât automatizarea proceselor de afaceri, cât și digitalizarea sunt menite să faciliteze operațiunile de afaceri de zi cu zi și să genereze un avantaj competitiv, nu să servească drept exemplu de artă de dragul artei sau o încercare de a conduce o tendință populară în prezent. Deci, ce ar trebui luat în considerare atunci când planificați transformarea digitală? Ce procese ar trebui să aibă prioritate? Care metodologie de implementare va funcționa cel mai bine?

Alegeți instrumentele pentru a gestiona schimbarea, având în vedere viitorul

Unul dintre cele mai importante și fundamentale elemente necesare pentru a obține succesul în automatizarea proceselor de afaceri este alegerea tehnologiei potrivite pentru îmbunătățirile pe care le introduceți. Platformele low-code din ce în ce mai populare merită luate în considerare aici, deoarece, pe de o parte, oferă o suită imensă de opțiuni și rapiditate în dezvoltarea de soluții personalizate, complet funcționale, în timp ce, pe de altă parte, nu necesită să depindem pe orice echipă de dezvoltatori.

Instrumentul pe care decidem să îl folosim în cele din urmă ar trebui să ne permită să ne concentrăm maxim pe substanța proceselor pe care le automatizăm, păstrând în același timp un design simplu și repetabil pentru fiecare aplicație de afaceri pe care o dezvoltăm. O interfață unificată reprezintă o economie uriașă de timp pentru echipa de implementare, care poate pur și simplu să folosească elementele aplicate anterior în alte configurații, fără a fi nevoie să vă faceți griji cu privire la ce culori și pictograme să folosească în fiecare proiect. În plus, un sistem care este coerent din punct de vedere vizual este mai ușor de operat pentru utilizatori la toate nivelurile de competență tehnologică.

Atunci când alegeți o soluție IT pentru compania dvs., este o idee bună să măsurați timpul de reacție al acesteia la schimbările din mediul de afaceri. Există câteva alte funcționalități demne de remarcat cu un impact direct și practic nu numai asupra automatizării proceselor de afaceri, ci și asupra întreținerii și dezvoltării lor post-implementare. Acestea includ:

  • scalabilitate ușoară și o integrare cu alte sisteme,
  • caracteristici de raportare,
  • opțiunea de a adăuga atașamente și instrucțiuni pentru utilizatori,
  • reutilizarea mecanismelor,
  • transfer între diferite medii (DevTestProd),
  • auto-documentare,
  • auditabilitate
  • jurnalul de modificări.

Alegeți instrumentele pentru a gestiona schimbarea, având în vedere viitorul

Unul dintre cele mai importante și fundamentale elemente necesare pentru a obține succesul în automatizarea proceselor de afaceri este alegerea tehnologiei potrivite pentru îmbunătățirile pe care le introduceți. Platformele low-code din ce în ce mai populare merită luate în considerare aici, deoarece, pe de o parte, oferă o suită imensă de opțiuni și rapiditate în dezvoltarea de soluții personalizate, complet funcționale, în timp ce, pe de altă parte, nu necesită să depindem pe orice echipă de dezvoltatori.

Instrumentul pe care decidem să îl folosim în cele din urmă ar trebui să ne permită să ne concentrăm maxim pe substanța proceselor pe care le automatizăm, păstrând în același timp un design simplu și repetabil pentru fiecare aplicație de afaceri pe care o dezvoltăm. O interfață unificată reprezintă o economie uriașă de timp pentru echipa de implementare, care poate pur și simplu să folosească elementele aplicate anterior în alte configurații, fără a fi nevoie să vă faceți griji cu privire la ce culori și pictograme să folosească în fiecare proiect. În plus, un sistem care este coerent din punct de vedere vizual este mai ușor de operat pentru utilizatori la toate nivelurile de competență tehnologică.

Atunci când alegeți o soluție IT pentru compania dvs., este o idee bună să măsurați timpul de reacție al acesteia la schimbările din mediul de afaceri. Există câteva alte funcționalități demne de remarcat cu un impact direct și practic nu numai asupra automatizării proceselor de afaceri, ci și asupra întreținerii și dezvoltării lor post-implementare. Acestea includ:

  • scalabilitate ușoară și o integrare cu alte sisteme,
  • caracteristici de raportare,
  • opțiunea de a adăuga atașamente și instrucțiuni pentru utilizatori,
  • reutilizarea mecanismelor,
  • transfer între diferite medii (DevTestProd),
  • auto-documentare,
  • auditabilitate
  • jurnalul de modificări.

Obțineți o perspectivă de ansamblu asupra proceselor

Un proces de afaceri este mai mult decât un set de instrucțiuni despre cum să desfășoare anumite activități în cadrul unei companii. Mai degrabă, este o manifestare operațională a politicii organizaționale. Simpla conștientizare a acestei definiții este suficientă pentru a concluziona că, atunci când se elaborează planuri pentru automatizarea proceselor de afaceri, prima sarcină ar trebui să fie de a mapa cu precizie și de a înțelege în detaliu procesele pe care dorim să le îmbunătățim. Acest lucru este valabil indiferent dacă dorim să automatizăm o zonă mare a activității companiei noastre sau doar un singur flux de lucru. De la început, ar trebui să privim procesele dintr-o perspectivă atotcuprinzătoare și holistică.

Alegeți metoda de implementare potrivită 

Odată ce decidem asupra procesului de afaceri de îmbunătățit, ar trebui să luăm în considerare cât de mult din activitatea companiei este implicată, câte departamente contribuie la execuția sa și ce rezultate așteptăm de la automatizarea acesteia. Numărul de răspunsuri exacte și exhaustive la aceste întrebări va determina metodologia noastră optimă pentru crearea de software și pentru a continua munca de implementare.

Abordarea clasică cu cascadă va funcționa bine pentru proiectele în care știm exact de ce avem nevoie și cum plănuim să o realizăm. În etapa de analiză, notăm lista de cerințe pentru proiect, stabilim un interval de timp și alegem care dintre procedurile existente ale companiei dorim să le vedem modelate în sistem. Apoi trecem prin etapele tradiționale ale modelului în cascadă, ceea ce nu permite începerea lucrărilor la etapa următoare decât dacă etapa anterioară a fost finalizată. Abordarea cascadă se aplică de obicei proceselor unei companii legate de domeniile finanțelor și calității, cum ar fi: facturi, comenzi, cereri de investiții, bugetare sau proceduri ISO.

Metodologia agilă

Metodologia agilă va fi potrivită pentru proiectele recunoscute ca având caracteristici cheie despre care presupunem că se vor schimba probabil pe parcursul implementării. Combinată cu principiul Pareto, prin care 80% din rezultate pot fi atinse cu 20% din muncă, abordarea agilă introduce o paradigmă complet nouă pentru furnizarea de soluții IT. Nu mai dezvoltăm o versiune finală îndepărtată a sistemului, ci mai degrabă versiunea 1.0, una care începe cu toate funcționalitățile de bază, adică este gata de utilizare. Un exemplu bun aici ar fi o aplicație de management de proiect. Singurele lucruri de care avem nevoie pentru a-l lansa într-un mediu de producție sunt:

  • listă de proiecte,
  • listă a angajaților care lucrează la un anumit proiect
  • listă de sarcini pe care intenționăm să le atribuim indivizilor.

Elemente suplimentare și funcționalități mai avansate pot fi adăugate peste versiunile ulterioare, cum ar fi:

  • timpul pentru raportare,
  • verificarea cheltuielilor
  • perspectivele financiare ale proiectului.

Mai important, munca de dezvoltare continuă a unei aplicații deja funcționale nu interferează cu operațiunile sale de zi cu zi.

În epoca celei de-a patra revoluții industriale, este normal să vezi departamentele care vin cu liste întregi de idei despre cum să-și îmbunătățească compania și ce/cum să o facă astfel incat să iasă în evidență in fața concurenței. Nu toate vor merita o implementare completă într-un mediu de producție, dar înainte de a lua decizia de a implementa o nouă tehnologie, este o idee bună să o testați mai întâi într-un mediu controlat. Aceasta este utilitatea abordării Proof-of-Concept, bazată pe metodologiile Rapid Prototyping și Failure-as-a-Service (FaaS). Funcționează ca un fel de test, în care, cu doar o schiță a unei idei pentru o aplicație de afaceri, proiectăm o versiune inițială și trecem prompt la testarea acesteia.

 

Analizați mediul tehnologic al companiei și dependențele dintre sisteme

Automatizarea proceselor de afaceri care implică introducerea unui nou instrument IT ar trebui să fie precedată de o diagnoză a arhitecturii IT existente a companiei. Marea majoritate a companiilor, în special cele mijlocii și mari, utilizează în mod obișnuit software-ul ERP ca sistem de bază care înregistrează activitatea de afaceri a unei organizații, precum și diverse sisteme specifice domeniului care sprijină procesele care explică unicitatea și inovația companiei pe piață. Cu infrastructura robustă a sistemelor interdependente, introducerea unui alt sistem IT fără luarea în considerare adecvată a acestor dependențe poate face ca acesta să aibă efectul opus celui scontat: în loc să simplificăm munca, ajungem să o facem mult mai dificilă. Pentru a preveni acest lucru, avem acces la instrumente moderne, cum ar fi platformele low-code de automatizare a proceselor de afaceri. Aceste soluții de ultimă generație BPM (Business Process Management) funcționează ca o umbrelă: indiferent de câte sisteme middleware funcționează deja într-o companie, o astfel de platformă le poate acoperi pe toate prin integrarea universală, organizarea și optimizarea muncii.

 

Contactează-ne

Prin trimiterea acestui formular sunteți de acord cu termenii și condițiile noastre și cu Politica noastră de confidențialitate, care explică modul în care putem colecta, folosi și dezvălui informațiile dumneavoastră personale, inclusiv către terți.

Divizia

Image & Print

Divizia ETA2U Image&Print este specializată în gestionarea eficientă a fluxului de lucru al documentelor și optimizarea procesului de printare. Prin intermediul unei abordări integrate și personalizate, ne propunem să oferim soluții și servicii de înaltă calitate pentru satisfacția și eficiența clienților noștri.

Află mai multe