Automatizarea proceselor de Afaceri

Cum automatizam impreuna procesele de afaceri?

În era transformării digitale, s-au scris deja multe despre sarcini și automatizarea proceselor de afaceri. Deși fiecare companie o abordează ușor diferit, există câțiva factori universali care ar trebui să fie reținți pentru a implementa rapid îmbunătățiri și, mai presus de orice, pentru a atinge rezultatele și obiectivele scontate. La urma urmei, atât automatizarea proceselor de afaceri, cât și digitalizarea sunt menite să faciliteze operațiunile de afaceri de zi cu zi și să genereze un avantaj competitiv, nu să servească drept exemplu de artă de dragul artei sau o încercare de a conduce o tendință populară în prezent. Deci, ce ar trebui luat în considerare atunci când planificați transformarea digitală? Ce procese ar trebui să aibă prioritate? Care metodologie de implementare va funcționa cel mai bine?

Alegeți instrumentele pentru a gestiona schimbarea, având în vedere viitorul

Unul dintre cele mai importante și fundamentale elemente necesare pentru a obține succesul în automatizarea proceselor de afaceri este alegerea tehnologiei potrivite pentru îmbunătățirile pe care le introduceți. Platformele low-code din ce în ce mai populare merită luate în considerare aici, deoarece, pe de o parte, oferă o suită imensă de opțiuni și rapiditate în dezvoltarea de soluții personalizate, complet funcționale, în timp ce, pe de altă parte, nu necesită să depindem pe orice echipă de dezvoltatori.

Instrumentul pe care decidem să îl folosim în cele din urmă ar trebui să ne permită să ne concentrăm maxim pe substanța proceselor pe care le automatizăm, păstrând în același timp un design simplu și repetabil pentru fiecare aplicație de afaceri pe care o dezvoltăm. O interfață unificată reprezintă o economie uriașă de timp pentru echipa de implementare, care poate pur și simplu să folosească elementele aplicate anterior în alte configurații, fără a fi nevoie să vă faceți griji cu privire la ce culori și pictograme să folosească în fiecare proiect. În plus, un sistem care este coerent din punct de vedere vizual este mai ușor de operat pentru utilizatori la toate nivelurile de competență tehnologică.

Atunci când alegeți o soluție IT pentru compania dvs., este o idee bună să măsurați timpul de reacție al acesteia la schimbările din mediul de afaceri. Există câteva alte funcționalități demne de remarcat cu un impact direct și practic nu numai asupra automatizării proceselor de afaceri, ci și asupra întreținerii și dezvoltării lor post-implementare. Acestea includ:

• scalabilitate ușoară și o integrare cu alte sisteme,
• caracteristici de raportare,
• opțiunea de a adăuga atașamente și instrucțiuni pentru utilizatori,
• reutilizarea mecanismelor,
• transfer între diferite medii (DevTestProd),
• auto-documentare,
• auditabilitate
• jurnalul de modificări.

Obțineți o perspectivă de ansamblu asupra proceselor

Un proces de afaceri este mai mult decât un set de instrucțiuni despre cum să desfășoare anumite activități în cadrul unei companii. Mai degrabă, este o manifestare operațională a politicii organizaționale. Simpla conștientizare a acestei definiții este suficientă pentru a concluziona că, atunci când se elaborează planuri pentru automatizarea proceselor de afaceri, prima sarcină ar trebui să fie de a mapa cu precizie și de a înțelege în detaliu procesele pe care dorim să le îmbunătățim. Acest lucru este valabil indiferent dacă dorim să automatizăm o zonă mare a activității companiei noastre sau doar un singur flux de lucru. De la început, ar trebui să privim procesele dintr-o perspectivă atotcuprinzătoare și holistică.

Alegeți metoda de implementare potrivită 

Odată ce decidem asupra procesului de afaceri de îmbunătățit, ar trebui să luăm în considerare cât de mult din activitatea companiei este implicată, câte departamente contribuie la execuția sa și ce rezultate așteptăm de la automatizarea acesteia. Numărul de răspunsuri exacte și exhaustive la aceste întrebări va determina metodologia noastră optimă pentru crearea de software și pentru a continua munca de implementare.

Abordarea clasică cu cascadă va funcționa bine pentru proiectele în care știm exact de ce avem nevoie și cum plănuim să o realizăm. În etapa de analiză, notăm lista de cerințe pentru proiect, stabilim un interval de timp și alegem care dintre procedurile existente ale companiei dorim să le vedem modelate în sistem. Apoi trecem prin etapele tradiționale ale modelului în cascadă, ceea ce nu permite începerea lucrărilor la etapa următoare decât dacă etapa anterioară a fost finalizată. Abordarea cascadă se aplică de obicei proceselor unei companii legate de domeniile finanțelor și calității, cum ar fi: facturi, comenzi, cereri de investiții, bugetare sau proceduri ISO.

Analizați mediul tehnologic al companiei și dependențele dintre sisteme

Automatizarea proceselor de afaceri care implică introducerea unui nou instrument IT ar trebui să fie precedată de o diagnoză a arhitecturii IT existente a companiei. Marea majoritate a companiilor, în special cele mijlocii și mari, utilizează în mod obișnuit software-ul ERP ca sistem de bază care înregistrează activitatea de afaceri a unei organizații, precum și diverse sisteme specifice domeniului care sprijină procesele care explică unicitatea și inovația companiei pe piață. Cu infrastructura robustă a sistemelor interdependente, introducerea unui alt sistem IT fără luarea în considerare adecvată a acestor dependențe poate face ca acesta să aibă efectul opus celui scontat: în loc să simplificăm munca, ajungem să o facem mult mai dificilă. Pentru a preveni acest lucru, avem acces la instrumente moderne, cum ar fi platformele low-code de automatizare a proceselor de afaceri. Aceste soluții de ultimă generație BPM (Business Process Management) funcționează ca o umbrelă: indiferent de câte sisteme middleware funcționează deja într-o companie, o astfel de platformă le poate acoperi pe toate prin integrarea universală, organizarea și optimizarea muncii.