Managementul contractelor

Cum am simplificat managementul contractelor pentru clienții noștri

Gestionarea contractelor este un proces esențial în orice afacere, dar adesea poate deveni complicat și consumator de timp. Pentru unul dintre clienții noștri, acest proces era plin de provocări: contracte pierdute, aprobări întârziate și o lipsă de transparență în fluxul de lucru. Ne-am propus să transformăm acest proces într-unul eficient, transparent și ușor de gestionat. Iată cum am făcut acest lucru.

1. Crearea unui nou contract

Procesul începe cu crearea unui nou contract. Prin intermediul unui meniu intuitiv, utilizatorii pot accesa opțiunea de a crea un contract nou. Această funcționalitate permite selectarea tipului de contract și introducerea datelor relevante, cum ar fi numele contractului, organizația, durata de valabilitate și partenerul contractual.

2. Alegerea tipului de contract

Următorul pas este alegerea tipului de contract. Aplicația oferă o varietate de opțiuni predefinite, astfel încât utilizatorii să poată selecta cel mai potrivit tip de contract pentru nevoile lor. Această flexibilitate asigură că fiecare contract este adaptat specific cerințelor afacerii.

3. Introducerea datelor contractului

După selectarea tipului de contract, utilizatorii introduc datele necesare. Acestea includ numele contractului, organizația, durata de valabilitate și partenerul contractual. Această etapă este esențială pentru asigurarea acurateței și completitudinii informațiilor.

4. Generarea documentului asociat

Odată ce datele sunt introduse, utilizatorii pot genera documentul asociat contractului. Aplicația oferă o listă de template-uri predefinite, ceea ce simplifică procesul de creare a documentelor. Acest lucru asigură că fiecare contract este consistent și profesional.

5. Inițierea fluxului de aprobare

După generarea contractului, se inițiază un flux de aprobare. Utilizatorii pot selecta persoanele care vor aproba contractul și pot adăuga comentarii suplimentare, dacă este necesar. Acest proces asigură că fiecare contract este revizuit și aprobat de persoanele potrivite.

6. Aprobarea sau respingerea contractului

Persoanele selectate vor găsi contractul în zona de activități, unde îl pot aproba sau respinge. Dacă un contract este respins, acesta este trimis înapoi către inițiator cu comentarii pentru revizuire. Acest flux de lucru transparent și eficient asigură că fiecare contract este gestionat corespunzător.

Rezultatele obținute: De la complicație la eficiență

Datorită implementării acestei soluții, clientul nostru a reușit să simplifice și să automatizeze procesul de gestionare a contractelor. 

Iată principalele beneficii obținute:

• Transparență și urmărire ușoară: Fiecare contract este acum ușor de urmărit, iar fluxul de aprobare este transparent.
• Economie de timp: Procesul de creare și aprobare a contractelor este mult mai rapid și mai eficient.
• Consistență și profesionalism: Utilizarea template-urilor predefinite asigură că fiecare contract este consistent și profesional.
• Conformitate și securitate: Digitalizarea contractelor asigură respectarea reglementărilor legale și reduce riscul de pierdere sau acces neautorizat.

Digitalizarea – cheia succesului în managementul contractelor

Această experiență a demonstrat, încă o dată, că digitalizarea și automatizarea proceselor sunt esențiale pentru eficiența și organizarea într-o organizație. Dacă și tu te confrunți cu provocări similare în gestionarea contractelor, nu ezita să ne contactezi. Suntem aici să te ajutăm să transformi haosul în ordine și să îți oferim soluții personalizate care îți vor aduce beneficii semnificative pe termen lung.

Digitalizarea nu este doar o tendință, ci o necesitate în lumea modernă a afacerilor. Haide să transformăm împreună procesele tale într-o poveste de succes!

Pentru informații suplimentare, poți lua legătura cu colegul nostru Florin Sudor – Business Consultant, la adresa de e-mail: fsudor@eta2u.ro. El este disponibil să răspundă la orice întrebări sau să te ajute cu detalii suplimentare. 

Urmărește și videoclipul nostru pentru a vedea soluția în acțiune: