Digitalizarea Registraturii

Cum am simplificat gestionarea documentelor prin digitalizarea Registraturii

Gestionarea documentelor este una dintre activitățile de bază într-o organizație, dar adesea poate deveni un proces greoi, cu riscuri de pierdere a informațiilor și întârzieri în circulația documentelor. 

Pentru unul dintre clienții noștri, Registratura era o zonă în care procesele manuale consumau timp și resurse, iar lipsa unui sistem centralizat genera dificultăți în căutarea și urmărirea documentelor.

Ne-am propus să transformăm Registratura într-un proces digital, clar și ușor de utilizat. 

Iată cum am făcut acest lucru:

1. Înregistrarea unui document nou

Totul începe cu accesarea modulului de Registratură. Utilizatorii intră în tab-ul Registratură, selectează opțiunea Meniu Înregistrare și apasă butonul Înregistrează. Această acțiune declanșează automat un nou flux de înregistrare.

2. Completarea datelor de înregistrare

Utilizatorul completează apoi toate câmpurile relevante pentru documentul înregistrat:

• Tipul documentului
• Tipul înregistrării (ex. intrare, ieșire)
• Tipul expeditorului
• Denumirea expeditorului
• Modalitatea de transmitere a documentului
• Rezumatul documentului
• Tipul destinatarului
• Denumirea destinatarului

Această etapă asigură captarea tuturor informațiilor esențiale pentru urmărirea corectă a documentului.

3. Verificarea și atașarea documentului

După completarea informațiilor, utilizatorul are ocazia să le verifice și să atașeze documentul scanat. Acest pas este esențial pentru asigurarea integrității și autenticității documentului în sistemul digital.

4. Arhivarea digitală

Documentul este apoi salvat automat într-o structură ierarhică bine organizată, în cadrul arhivei electronice. Acest lucru facilitează căutarea rapidă, accesul la istoricul documentelor și trasabilitatea completă – totul în format digital.

Rezultatele obținute: De la dosare fizice la registratură digitală

Prin digitalizarea Registraturii, clientul nostru a reușit să transforme complet modul de lucru cu documentele:

• Acces rapid la informație: Documentele pot fi căutate și găsite în câteva secunde.
• Eliminarea birocrației: Nu mai este nevoie de registre fizice, semnături pe hârtie sau dosare plimbate prin birouri.
• Organizare eficientă: Structura digitală a arhivei asigură o gestiune clară și coerentă a documentelor.
• Siguranță și conformitate: Documentele sunt păstrate în format electronic, cu acces controlat și backup automat.

Digitalizarea – un pas firesc în modernizarea Registraturii

Această experiență confirmă că digitalizarea Registraturii nu este doar o opțiune, ci o necesitate pentru orice organizație care își dorește eficiență, transparență și control asupra documentelor sale. Dacă și tu te confrunți cu provocări în gestionarea documentelor, suntem aici să te sprijinim cu soluții moderne și adaptate nevoilor tale.

Pentru mai multe detalii, te invităm să iei legătura cu colegul nostru Florin Sudor – Business Consultant, la adresa de e-mail: fsudor@eta2u.ro. El îți poate oferi informații suplimentare sau o demonstrație practică a soluției.

Vrei să vezi cum funcționează? Urmărește videoclipul nostru: