Arhivarea dosarelor de personal

Cum am transformat arhivarea dosarelor de personal într-un proces eficient și organizat

În fiecare organizație, gestionarea dosarelor de personal reprezintă o provocare semnificativă, mai ales atunci când vine vorba de documente fizice care trebuie stocate, organizate și accesate rapid. Pentru unul dintre clienții noștri, această sarcină a devenit un adevărat coșmar: documente pierdute, timp pierdut căutând informații și o structură de arhivare haotică. Ne-am propus să transformăm acest haos într-un proces eficient și organizat, folosind tehnologia și soluții personalizate. Iată cum am făcut acest lucru.

Provocarea inițială: Dosare de personal dezorganizate

Clientul nostru se confrunta cu o gestionare ineficientă a dosarelor de personal. Documentele erau stocate fizic, iar căutarea unui anumit dosar sau a unui document specific era o sarcină care consuma timp și resurse. În plus, riscul de pierdere sau deteriorare a documentelor era mare, iar conformitatea cu reglementările legale era dificil de menținut. Era clar că era nevoie de o soluție care să digitalizeze și să automatizeze acest proces.

Soluția noastră: Digitalizarea și organizarea dosarelor de personal

Am început colaborarea cu clientul nostru printr-o analiză amănunțită a procesului lor actual de gestionare a dosarelor de personal. După ce am identificat punctele critice, am propus o soluție bazată pe generarea de coduri de bare și digitalizarea documentelor, care să permită o arhivare eficientă și o accesare rapidă a informațiilor.

1. Generarea codurilor de bare pentru angajați

Primul pas a fost introducerea unui sistem de generare a codurilor de bare pentru fiecare angajat. Prin intermediul unui meniu dedicat din aplicație, am creat coduri de bare unice asociate fiecărei mărci de angajat. Aceste coduri au fost generate pe baza datelor introduse, cum ar fi punctul de lucru, numele și marca angajatului. Acest pas a asigurat că fiecare angajat are un identificator unic, care a fost folosit ulterior pentru organizarea documentelor.

2. Generarea codurilor de bare pentru tipurile de documente

Următorul pas a fost crearea de coduri de bare pentru fiecare tip de document (de exemplu, contracte de muncă, etc.). Aceste coduri au fost generate în cadrul aplicației și au servit ca separatori între documentele fiecărui angajat. Astfel, fiecare document a fost asociat nu doar cu un angajat, ci și cu un tip specific de document, ceea ce a facilitat organizarea și căutarea ulterioară.

3. Pregătirea și scanarea documentelor

Înainte de scanare, documentele fizice au fost organizate folosind codurile de bare generate. Codul de bare al angajatului a fost plasat la începutul dosarului, iar codurile de bare ale tipurilor de documente au fost folosite pentru a separa documentele individuale. Acest proces a asigurat o structură clară și organizată a documentelor înainte de scanare.

4. Scanarea și importarea documentelor

După pregătirea documentelor, acestea au fost scanate, rezultând fișiere PDF pentru fiecare angajat. Aceste fișiere au fost apoi importate în aplicație, unde au fost procesate și organizate într-o structură ierarhică. Fiecare document a fost asociat cu codul de bare al angajatului și cu cel al tipului de document, ceea ce a permis o arhivare digitală eficientă și ușor de gestionat.

Rezultatele obținute: De la haos la ordine

Datorită implementării acestei soluții, clientul nostru a reușit să transforme complet procesul de arhivare a dosarelor de personal. Iată principalele beneficii obținute:

• Organizare eficientă: Documentele sunt acum stocate într-o structură ierarhică clară, ușor de accesat și de gestionat.
• Acces rapid: Căutarea unui document specific sau a unui dosar de personal se face în câteva clicuri, fără a mai fi necesară căutarea manuală în arhive fizice.
• Conformitate și securitate: Digitalizarea documentelor a asigurat respectarea reglementărilor legale și a redus riscul de pierdere sau acces neautorizat.
• Economie de timp și resurse: Procesul de gestionare a dosarelor de personal este acum mult mai rapid și mai eficient, permițând angajaților să se concentreze pe sarcini cu valoare adăugată mai mare.

Digitalizarea – cheia succesului în gestionarea documentelor

Această experiență a demonstrat, încă o dată, că digitalizarea și automatizarea proceselor sunt esențiale pentru eficiența și organizarea într-o companie. Dacă și tu te confrunți cu provocări similare în gestionarea dosarelor de personal sau a altor documente, nu ezita să ne contactezi. Suntem aici să te ajutăm să transformi haosul în ordine și să îți oferim soluții personalizate care îți vor aduce beneficii semnificative pe termen lung.

Digitalizarea nu este doar o tendință, ci o necesitate în lumea modernă a afacerilor. Haide să transformăm împreună procesele tale într-o poveste de succes!

https://youtu.be/cw1n4lYDBOQ