Înapoi la articole
Citește mai mult
Aprobare si Management de Facturi prin eFactura
Cum am transformat haosul facturilor într-o poveste de succes pentru clientul nostru.
În fiecare proiect în care suntem implicați, povestea începe, de cele mai multe ori, cu o provocare. În acest caz, un client se confrunta cu un sistem de gestionare a facturilor complet ineficient: facturi pierdute, întârzieri în aprobări, și o mulțime de ore pierdute pentru rezolvarea unor probleme administrative care ar fi trebuit să fie deja soluționate. Deși pare o problemă obișnuită în multe organizații, pentru acest client, gestionarea facturilor era un adevărat coșmar. Documentele erau împrăștiate prin e-mailuri, stocate în fișiere fizice și, din păcate, multe dintre ele erau dificil de găsit. Iar soluțiile vechi nu mai ofereau nimic mai mult decât frustrare.
Așa am început colaborarea cu acest client, iar pentru noi a fost un pas important în înțelegerea nevoilor lor și în oferirea unei soluții eficiente.
Începerea colaborării cu ETA2U
Totul a început cu o discuție inițială despre cum am putea ajuta clientul nostru să își îmbunătățească procesul de gestionare a facturilor. După o evaluare atentă a problemelor cu care se confrunta, am recomandat soluția ELO ECM Suite, o platformă personalizată de echipa ETA2U care automatizează procesul de recepție și validare a facturilor. După prezentarea funcționalităților și a beneficiilor, clientul a fost imediat de acord să implementeze soluția.
Importul automat al facturilor
Primul pas important a fost integrarea ELO ECM Suite cu sistemele interne ale clientului pentru a importa automat facturile. Spre deosebire de procesul manual anterior, unde fiecare factură trebuia să fie descărcată, verificată și trimisă mai departe, cu ELO ECM Suite, facturile sunt acum descărcate automat într-o locație securizată. Acest lucru nu doar că a economisit timp considerabil, dar a și eliminat riscurile asociate cu pierderea documentelor. Am reușit să-i oferim clientului un sistem rapid și eficient, fără pierderi de date sau confuzie.
Fluxul de validare și aprobare – procesul perfectat
După ce am implementat importul automat, am introdus un flux de validare și aprobare care a revoluționat complet modul în care clientul nostru gestiona facturile. Fiecare factură este acum asociată unui utilizator specific, iar procesul de validare este simplu și bine definit. Angajații responsabili verifică facturile și le transmit mai departe pentru aprobare la nivelul managerilor. Acest sistem transparent, eficient și organizat le-a permis să urmărească întregul proces într-un mod clar. Acum, nu mai există întrebări de genul „Unde este factura X?” sau „Cine a aprobat această factură?”.
Arhivarea digitală – soluția care a schimbat totul
Un alt pas important a fost implementarea arhivării digitale. În locul documentelor fizice care erau stocate haotic, am creat o structură ierarhică pentru stocarea tuturor facturilor aprobate, astfel încât acestea sunt acum ușor de găsit și accesibile instantaneu. A fost un mare pas înainte, nu doar pentru eficiență, dar și pentru conformitatea cu reglementările de audit. Clientul nostru a reușit să îndeplinească toate cerințele legale fără a se confrunta cu riscuri legate de documente pierdute sau acces neautorizat.
De la haos la eficiență
Astăzi, procesul de gestionare a facturilor la acest client este complet transformat. Datorită soluției propuse, întreaga echipă lucrează mult mai eficient și fără stresul care venea din gestionarea manuală a documentelor. Am reușit să le oferim o soluție scalabilă, care le economisește timp, reduce erorile și asigură o mai bună organizare. Acum, clientul nostru poate să se concentreze pe aspectele cu adevărat importante ale afacerii, lăsând în urmă haosul proceselor administrative.
Digitalizarea și automatizarea – cheia succesului
Este evident că digitalizarea proceselor și automatizarea acestora sunt esențiale pentru a obține eficiență și a reduce riscurile într-o organizație. Dacă și tu te confrunți cu provocări similare, îți recomand cu încredere să ne contactezi. Această platformă nu doar că transformă procesele de facturare, dar te ajută să adopți un sistem integrat și ușor de gestionat, care îți va aduce economii de timp și resurse. Suntem mândri de succesul obținut împreună cu clienții noștri și suntem încrezători că aceleași rezultate excelente pot fi obținute și pentru compania ta.
Descoperă cum funcționează sistemul nostru în videoclipul explicativ disponibil pe canalul nostru de YouTube și vezi cum poți optimiza procesul financiar al companiei tale!