1. Evaluarea spaţiului actual de producţie a documentelor
În prima etapă se realizează evaluarea mediului de imprimare și scanare pentru a determina costul total anual de exploatare.
Procesul evaluării are patru componente majore:
- Evaluarea directă a aparaturii de tipărire documente
- Evaluarea stării de funcționare a echipamentelor și identificarea nevoilor tehnologice;
- Stabilirea unor repere pentru identificarea şi evaluarea celor mai bune soluţii în scopul obținerii unor costuri optime;
- Înţelegerea sistemului de muncă actual în ceea ce privește producerea documentelor; identificarea nevoilor referitoare la tehnologie şi productivitate;
2. Designul unei strategii de produţie integrată a documentelor
Faza de proiectare este un proces de colaborare. Pe baza informațiilor colectate în timpul evaluării specialistul analizează situaţia împreună cu clientul şi oferă recomandări urmând ca de comun acord să fie stabilită strategia de tipărire şi scanare optimă.
De exemplu, posibil să nu fie necesară achiziţionarea de noi dispozitive, însă se poate dovedi ca fiind necesară o modalitate mai eficientă de gestionare a flotei actuale. În alte cazuri, se poate concluziona că un echipament nou ar putea oferi economii mai mari prin reducerea timpilor de nefuncționare, a consumului de energie și a consumului de toner.
Paşi de parcurs în proiectarea strategiei de tipărire şi scanare:
- Dezvoltarea unei schiţe de proces tehnologic pentru îmbunătăţirea producţiei de documente;
- Identificarea unui mix de tehnologie ideal pentru îmbunătăţirea sistemului de muncă;
- Asigurarea unei distribuţii echilibrate a flotei de tipărire şi copiere – echipamente potrivite în locurile potrivite şi la timpul potrivit;
- Redistribuirea unor echipamente pentru a îmbunătăţi sistemul de muncă, având ca rezultat final reducerea costurilor şi creşterea productivităţii;
3. Implementarea soluţiei:
Programul print2U (soluţia Total Print Management a ETA2U) va fi implementat în funcție de nevoile organizației clientului. Va fi desemnat un manager de proiect care va avea ca responsabilitate coordonarea implementării în timp optim şi în concordanţă cu strategia stabilită de comun acord.
Soluţia de implementare poate include: înlocuirea de echipament high-cost cu o schimbare-de-proprietate, realocarea de dispozitive – atunci când se dovedeşte necesar, instalare de soluţii software și instruirea utilizatorului final.
4. Măsurarea rezultatelor şi managementul proiectului în desfăşurare
print2U este o soluţie cu rezultate cuantificabile. În consecinţă, odată instalată soluţia print2U, ETA2U asigură în mod trimestrial, bi-anual sau anuale realizarea unor rapoarte care să reflecte evoluţia indicatorilor de performanţă. Aceste rapoarte vor evidenţia măsurarea costurilor, evaluarea eficacităţii tehnologiei, evaluarea gradului de instruire a utilizatorilor. Desigur în urma analizei raportului vor fi identificate situaţiile în care va fi posibilă o îmbunătăţire a soluţiei.
