Cerința clientului

În cadrul Frigoglass România s-a dorit implementarea unei aplicații de Document Management cu ajutorul căreia să se simplifice procesul de import într-o arhivă electronică a Purchase Order-urilor generate de angajații companiei. După ce s-a discutat cu mai mulți integratori de soluții IT, clientul a decis să aleagă ETA2U ca integrator pentru acest proiect. ETA2U a oferit clientului EloProfessional ECM Suite 11, o platformă 100% customizabilă, în funcție de necesitățile clientului.

Procesul inițial folosit de client pentru aprobarea Purchase Order era unul bazat pe hârtie, pe viteza cu care un angajat reușea să proceseze toate Purchase Order-urile generate de head office-ul companiei într-o zi lucrătoare și de timpul necesar ca angajații companiei să fie informați asupra faptului că s-a generat Purchase Order-ul solicitat de ei.

Durata de timp de la primirea în format PDF a PO-ului pe calculatorul angajatului, printarea acestuia și trimiterea lui către angajatul care l-a solicitat, era foarte mare. De aici a venit nevoia clientului de a implementa un proces automatizat de gestionare a Purchase Order-urilor, folosind EloProfessional ECM Suite 11

Procesul oferit de ETA2U

După o etapă de analiză, împreună cu clientul, ETA2U a venit cu soluția unui proces automatizat și digitalizat, care să simplifice procesul de import al Purchase Order-uri și notificare al angajaților.

Procesul dezvoltat se desfășoară în următoarele etape:

  1. Exportul Purchase Order-urilor de la Head Office-ul clientului pe un server, într-un hot folder;
  2. Importul Purchase Order-ului în cadrul arhivei electronice, folosind un proces automatizat;
  3. Verificarea în cadrul arhivei dacă Purchase Order-ul importat are ca și corespondent un Purchase Requisition;
  4. Adăugarea Purchase Order-ului în arhivă alături de Purchase Requisition-ul aferent acestuia;
  5. Notificarea angajatului când a fost importat un nou Purchase Order;
  6. Logarea în aplicație a angajatului pentru a procesa Purchase Oder-ul primit;

Avantajele procesului digital

Diminuarea timpului de căutare Purchase Order-urilor
Avantajele unei arhive electronice este faptul că regăsirea Purchase Order-urilor se face mult mai rapid, deoarece aplicația EloProfessional ECM Suite 11 pune la dispoziție o gamă foarte largă de modalități de căutare. Un alt avantaj este faptul că toate documentele se află într-o singură arhivă, iar angajații nu mai sunt nevoiți să caute locația unde au salvat documentele sau să deschidă foldere peste foldere.

Diminuarea timpului de notificare
Angajații sunt notificați în momentul în care se face importul de Purchase Ordere, Pe lângă faptul că înștiințarea se face în câteva secunde, acest email oferă și informații benefice angajaților (Ex. Numele furnizorului și numărul de înregistrare se pot găsi în corpul email-ului), astfel facilitând căutarea documentului în cadrul aplicației.

Reducerea folosirii hârtiei
Unul dintre avantajele unui astfel de proces automatizat și digitalizat constă în faptul că, în cadrul companiei se elimină folosirea hârtiei. În cazul în care nu este necesar ca documentul să fie în format fizic, acesta va rămâne arhivat electronic în cadrul aplicației și va fi disponibil pentru consultarea sau tipărirea de către utilizatori, doar dacă aceștia au drepturile necesare.

Pentru mai multe detalii, vă rugăm să îl contactați pe colegul nostru – Gabriel Manga, Business Unit Manager Image&Print, ETA2U, la adresa: Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea.