Ne amintim ideea lansată acum câţiva ani, potrivit căreia în viitor toate birourile urmau a deveni “paperless office”? Din diverse motive, justificate sau nu, acest lucru nu este un fapt împlinit. În multe birouri găsim încă hârtie tipărită în exces, iar managerii caută căi de  reducere a costului asociat tipăririi.

În mod practic, observăm că pe lângă documentele necesare, din diverse motive se tipăresc şi alte documente sau se retipăresc deseori aceleaşi materiale. Studiile arată că, în general, peste 30% din totalul paginilor tipărite într-o companie sunt pagini imprimate inutil.  În acest context, e important să avem în atenţie problema costurilor suplimentare pe care le generează tipărirea documentelor şi să intervenim cu aplicarea unei soluţii eficiente care s-o rezolve.
Pentru a ţine sub control şi a reduce costurile, în abordarea de până acum se încearca de multe ori fie reducerea parcului de echipamente, fie apelarea la consumabile "compatibile" sau reîncărcarea cartuşelor, concomitent cu restricţionarea utilizatorilor (de exemplu nu oricine putea tipări pe echipamente color). În mod paradoxal, acest lucru a dus la creşterea cantităţii de tipăritură inutilă şi implicit a costurilor, şi totodată a creat frustrare şi nemulţumire în rândul utilizatorilor.

Există o metodă eficientă de  control şi reducere a costurilor asociate tipăririi, fără a afecta performanţa şi calitatea acesteia şi care asigură în acelaşi timp şi confortul utilizatorilor. ETA2U a implementat această soluţie în propriului parc de echipamente destinate tipăririi.
Vă împărtăşim beneficiile aduse prin aplicarea ei :

  • A redus costurile prin eliminarea retipăririi unui document la o calitate scăzută utilizând vechiul aparat, înlăturând totodată inconvenientul hârtiei agăţate în imprimantă şi al petelor de cerneală rezultate la folosirea cartuşelor "compatibile" sau reîncărcate.
  • A responsabilizat fiecare utilizator introducând posibilitatea urmăririi în timp real a costului per pagină tipărită şi posibilitatea de a renunţa în timp util la pagina dată spre tipărire, dacă se doreşte acest lucru. Astfel, s-a eliminat tipărirea documentelor inutile.
  • A eliminat aglomeraţia generată de multitudinea utilizatorilor simultani şi a redus la 0 numărul de file retipărite datorită faptului că în acea "îmbulzeală" altcineva a plecat din greşeală cu un teanc de coli care nu-i aparţineau.
  • A optimizat modul de scanare şi arhivare a documentelor, cele două procese fiind simplificate în procedură şi la îndemâna oricui. În prezent, documentele intrate în firma nu mai sunt copiate în mod repetat, ci sunt accesate în format electronic.
  • Şi nu în ultimul rând, a eficientizat modul de prezentare a documentelor tipărite.


Iată ce spun colegii din ETA2U:

  • Resurse Umane: "Mă bucur că nu mai trebuie să fug la echipament după ce am apăsat butonul „print” şi că nu mai trebuie să pândesc momentul când nu este nimeni la copiatorul A3 din capătul coridorului. Acum sunt sigură că documentele confidenţiale nu vor fi văzute sau luate de către altcineva."
  • Achiziţii şi Logistică: "Ne putem scana şi arhiva contractele în mod automat, apăsând doar 2 butoane. Documentele se duc exact unde trebuie în sistem. Când cineva ne cere un document, în loc să căutăm în bibliorafturi şi să facem copii, îi trimitem documentul în format electronic."
  • Financiar: "Pe lângă faptul că au scăzut cheltuielile cu consumabilele şi cele de mentenanţă a parcului de echipamente, avem o situaţie detaliată a costurilor aferente tipăririi pe departamente şi nu mai avem parte de discuţii în contradictoriu la şedinţe. Fiecare şef de departament are o imagine clară asupra generării acestor costuri".
  • Vânzări şi Marketing: "Deoarece acum putem ştii cine, ce şi cât a tipărit color, iar costurile în general au scăzut, am  decis ca ofertele şi unele materiale trimise clienţilor să le tipărim numai color. Am observat că acest lucru are un impact pozitiv asupra clienţilor şi consolidează aspectul profesional al documentelor realizate".

Fiind convinşi că soluţia prezentată este o soluţie fiabilă, o recomandăm cu căldură şi reamintim faptul că Departamentul Image&Print oferă audit gratuit celor interesaţi.
Pentru o demonstraţie practică a funcţionalităţii şi a beneficiilor soluţiei sus-prezentate, vă  invităm la sediul central ETA2U, Str. Ghe. Dima nr. 1, Timişoara, iar pentru informaţii suplimentare îl puteţi contacta pe Dl. Gabriel Manga la telefon: 0256. 277 540, mobil: 0742 009 911 sau e-mail: image&Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea..

« Înapoi