Mediul de afaceri modern este din ce în ce mai legat de documentele electronice. Astăzi, peste 77% din documentele de afaceri sunt generate și gestionate în format electronic. Având în vedere aceste cifre, arhivarea documentelor electronice nu mai este doar o opțiune, ci o necesitate. Dar nu orice tip de arhivă digitală conferă valoare legală documentelor tale. 

Conform studiilor de specialitate, angajatii pierd intre 20 si 40% din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte si documente. Prin implementarea unui sistem profesional de arhivare electronica toate aceste probleme ar fi de domeniul trecutului.

Cu un volum de documente estimat la peste 7.000.000 file, îmbunătățirea și eficientizarea capacității administrative a Direcției Fiscale a Municipiului Timișoara a devenit o necesitate, în condițiile unei perspective de creștere a volumului de documente din arhiva primariei. În acest context, ETA2U a propus o soluție de arhivare electronică care să reducă costurile de stocare și să scadă timpul de accesare a documentelor în condiții de siguranță.

În realizarea acestui proiect, în urma unei analize complexe a situației existente și a circuitelor de documente din cadrul instituției client, ETA2U a configurat fluxul de pregătire, scanare și arhivare al documentelor, descris în cele ce urmează.

Prima etapă a însemnat  preluarea dosarelor de la beneficiar și trimiterea acestora către Centrul de Preluare și Pregatire a dosarelor în vederea scanării. Aici, operatori ETA2U specializați verifică conținutul dosarelor și pregătesc documentele în vederea scanării.

În Centrul de Scanare și Indexare fiecare dosar este procesat de către operatorii ETA2U prin utilizarea unor aparate performate de scanare, care suportă diverse formate de hârtie, de la A5 până la A0. Ulterior operației de scanare, echipa de indexare preia indecșii din documentul tip format hârtie și îi atașează documentului tip electronic. La sfârșitul acestei etape, responsabilul de calitate aplică cheile de verificare care au ca scop identificarea și eliminarea eventualelor greșeli ce pot apărea pe parcursul fluxului. În final rezultă un dosar în format electronic care este copia fidelă a dosarului aflat pe hârtie.

Ultima etapă presupune arhivarea și indexarea dosarelor electronice, realizând legătura între dosarul electronic și dosarul fiecărui contribuabil. Astfel, funcționarul public al Direcției Finanțelor, va putea găsi ușor și în timp optim în cadrul aplicației sale de Taxe și Impozite, actele fiecărui contribuabil. Această ultimă etapă se desfășoară în Centrul de Arhivare Electronică, procesul fiind efectuat de echipa specializată în arhivare.

Soluția de arhivare electronică propusă de către ETA2U asigură reducerea considerabilă a costurilor de tipărire, transmitere și păstrare a documentelor, facilitând totodată un acces rapid în condiții de siguranță la documentele arhivate.

 

Pentru mai multe detalii referitoare la soluția de arhivare electronica ETA2U, vă rugăm să-i contactați pe colegii noștri la adresa de e-mail: Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea..